Правовая защита при проведении проверок административными и правоохранительными органами

В первую очередь, приведем перечень контролирующих органов России, которым предоставлено право проводить проверки юридических лиц:

органы внутренних дел;
государственная противопожарная служба;
государственная санитарно-эпидемиологическая служба;
федеральная инспекция труда;
комитет по охране окружающей среды;
антимонопольное управление;
инспекция по торговле.

Проверка трудовой инспекции

Деятельность федеральной инспекции труда (далее – Инспекция) регулируется Положением «О федеральной инспекции труда», утв. Пост. Правительства от 28.01.2000 № 78 и Главой 57 ТК РФ. Этими двумя актами, особенно Трудовым кодексом, законодатель наделил инспекцию труда довольно широкими административными полномочиями.

Как необходимо подготовиться к проверке Инспекцией и что делать при появлении ее сотрудников в Вашем офисе?

Во-первых, проверить наличие документов, которые, скорее всего, потребует инспектор.

Трудовая инспекция «работает» по двум направлениям: проверяет все документы по трудовым отношениям (можно сказать, по кадровой работе) и связанные с охраной труда.

Поэтому, прежде всего проверьте, все ли необходимые по закону бумаги имеются в вашей компании. Именно их запросят для проверки инспекторы.

К кадровым документам относятся прежде всего: учредительные документы, коллективный договор, все, что касается оплаты труда (положение о премировании, о надбавках, расчетные листы), правила внутреннего трудового распорядка. Трудовые договоры, штатное расписание (форма № Т-3), табели учета рабочего времени и расчета зарплаты (формы № Т-12 и 13), больничные листы. График отпусков, личные карточки, приказы. Трудовые книжки, книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Из документов второй группы можно назвать инструкции по охране труда, документы, подтверждающие прохождение работниками обучения, медосмотров, журнала инструктажа по технике безопасности, документы на аттестацию раб.мест, инструкции по технике безопасности, противопожарным мерам, справки о проведении предварительных и профилактических медицинских осмотров и т.п. На этом список не исчерпывается. Инспектор вполне может поинтересоваться и другими.

При этом если каких-то из перечисленных документов у компании нет, их нужно непременно подготовить, утвердить и ознакомить работников под расписку.

Вот примерный перечень документов, которые от Вас вероятно потребует трудовой инспектор г. Москвы:

Подтверждение выполнения требований ст. 12 Закона № 181-ФЗ от 17.07.1999 г. (Об основах охраны труда — служба охраны труда в организации).
Устав (копия).
Локальные нормативные акты, регулирующие вопросы охраны труда.
коллективный договор.
Правила внутреннего трудового распорядка.
Трудовые договоры (контракты).
Договоры гражданско-правового порядка.
Приказы (кадровые, производственные) за три года и основания к ним.
Графики отпусков за 3 года.
Трудовые и медицинские книжки, книгу учета трудовых книжек, формы Т-2.
Табели учета рабочего времени (за последние 24 месяца).
Ведомости выплаты заработной платыза 24 месяца.
Листки временной нетрудоспособности за 24 месяца.
Список работников, получивших увечье (профзаболевание)
Справка о выплате заработной платы (в т.ч. под расчет с уволенными работниками, оплате отпускных (компенсаций за неиспользованный отпуск), оплате листков временной нетрудоспособности, пособий, выходных пособий и др. выплат при увольнении по сокращению численности или штатов).
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (п. 7.1 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек).

Проверит инспектор и основания к приказам (заявления, акты, докладные и т. д.).

О приеме на работу — Заявление о приеме на работу, трудовой договор.
О наложении дисциплинарного взыскания — Докладная или другие документы, подтверждающие нарушение, объяснительная нарушителя или акт об отказе дать объяснения
Об отпуске — Заявление о предоставлении отпуска, график отпусков.
О премировании — Документ об основаниях для премии – Положение о премировании, трудовой договор. Представление руководителя о наличии оснований для премирования (хорошие результаты работы, выдающиеся достижения и т. д.).
Об увольнении по собственному желанию — Заявление об увольнении.
Об увольнении за прогул — Докладная сотрудника, обнаружившего прогул, акт об отсутствии работника на рабочем месте, объяснительная прогульщика или акт об отказе дать объяснения
Об увольнении в связи с неоднократным нарушением трудовой дисциплины по каждому дисциплинарному проступку:

все документы, необходимые для приказа о привлечении к дисциплинарной ответственности;
сами приказы, с которыми работник ознакомлен под расписку;

Необходимо проверить трудовые договоры.

Трудовые договоры с работниками инспекторы изучают особенно внимательно.

В статье 57 Трудового кодекса есть перечень существенных условий. Проверьте, есть ли такие условия в ваших документах.

Также следует обратить внимание на то, что:

использовать в трудовом договоре формулировки «с оплатой согласно штатному расписанию» без точного указания размера оклада (тарифной ставки) нельзя. Это незаконно, так как нарушает статью 57 Трудового кодекса;
установить на период испытательного срока меньшую зарплату тоже не совсем правильно – нарушается требование статьи 132 Трудового кодекса о равной оплате за равный труд;
в срочных трудовых договорах обязательно нужно указать основание его срочности (ст. 59 Трудового кодекса).

Трудовые договоры должны быть заключены со всеми работниками! В том числе и с теми, кто устроился на работу до февраля 2002 года (до момента вступления в силу Трудового кодекса).

«Старые» договоры (заключенные до февраля 2002 года) должны содержать все условия, указанные статьей 57 Трудового кодекса. Для этого фирма должна подписать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору и указать все недостающие условия.

Инспектор проверит, есть ли у работника экземпляр трудового договора. Вполне подойдет в этом случае журнал учета выданных экземпляров с подписями сотрудников.

Обязательно проверьте, нет ли у вашей фирмы незаконно заключенных с сотрудниками гражданских договоров (подряд, выполнение работ, услуги).

Если инспекция выявит, что фактические трудовые отношения оформлены гражданским договором, то потребует от работодателя восстановить все нарушенные права работников. Например, нужно будет выплатить отпускные, командировочные, оплатить больничные.

В этом случае инспекция, конечно же, обратится к специалистам Фонда социального страхования и налоговой инспекции. С компании взыщут недоимку и пени по страховым взносам на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и недоимка и пени по ЕСН. Не стоит забывать и о штрафах.

Гражданский договор признают трудовым, если из его условий будет очевидно:

что исполнитель (работник) фактически подчиняется правилам трудового распорядка компании;
что он выполняет постоянную работу в интересах компании, а не определенный объем работ;
оплата труда ежемесячная, а не за результат работы по акту приемки;
что работа предполагает только личное ее выполнение исполнителем. Без возможного привлечения субподрядчиков, «субисполнителей»;
исполнитель работает долго, без перерыва.

Приведем примеры подозрительных для инспекторов формулировок в гражданском договоре:

«Заказчик ежемесячно выплачивает Исполнителю сумму в размере 100 рублей»,

«Исполнитель обязуется выполнять работу, указанную в настоящем договоре, на территории предприятия Заказчика, ежедневно с 9.00 до 18.00»,

«Исполнитель обязуется выполнить работу лично, без привлечения третьих лиц».

Трудовая инспекция может проверить любую фирму один раз в два года. Это плановая проверка. По времени она займет около месяца. Однако инспектор по необходимости (как правило, из-за большого объема документов) может продлить этот срок в два раза.

Плановые проверки могут быть комплексными – тогда компанию посетят два инспектора. Один проверит «законность» документов. Второй – по охране труда – соответствие условий работы нормам по охране труда. Еще один «подвид» таких проверок – совместная с налоговой инспекцией, Пенсионным фондом, Фондом социального страхования.

И целевыми – в этом случае инспектор исследует документы по определенной «тематике» (например, все, что касается зарплаты).

Большинство же проверок внеплановые. Они проводятся по инициативе других государственных органов (например, прокуратуры) или работников фирм. От последних в инспекцию поступает более десяти тысяч жалоб в год.

Кроме того, проверка может быть вызвана произошедшим в компании несчастным случаем. Врачи извещают о них милицию, а те в свою очередь – трудинспекцию и прокуратуру.

При подготовке к комплексной или целевой проверке инспектор скорее всего позвонит вам и предупредит о своем визите. Заодно сообщит, какие документы ему надо предоставить и кто из сотрудников должен быть на месте, чтобы дать необходимые разъяснения.

С внеплановыми проверками не так все просто. Если у инспектора есть основания в «неблагонадежности» фирмы (допустим, руководство может скрыть компромат – документы по черной зарплате, например), предупреждать о своем появлении он не будет.

Как любое официальное лицо, инспектор должен иметь при себе определенный «набор» документов. К ним относятся служебное удостоверение и распоряжение на проверку. В распоряжении указывается, кто идет на проверку, какого числа и в какую организацию. Оно должно быть подписано руководителем инспекции (или его замом) и заверено оригинальной печатью.

Акт. По результатам проверки инспектор составляет акт. В акте должно быть указано, какие документы были затребованы и какие нарушения выявлены. Один экземпляр акта остается у вас, второй инспектор забирает себе.

Кроме того, инспектор делает пометку в журнале проверок. Такой журнал должен быть в каждой компании (на основании Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ). Инспектор отмечает причину и результат проверки, свои данные (ФИО), ставит подпись и штамп.

Если к вам придет инспектор с плановой проверкой раньше срока (с прошлой плановой проверки должно пройти не меньше двух лет), смело показывайте ему журнал. Свой визит ему придется отложить.

Может быть и другая ситуация. Плановая проверка у вас была, допустим, вчера. А сегодня в трудинспекцию поступила жалоба от работника. В таком случае, несмотря на плановую проверку, встречи с инспектором вам не избежать.

Предписание. Если инспектор все-таки найдет у вас какие-либо нарушения (в 99% так оно и происходит), он выносит предписание об устранении этих самых нарушений. У этого документа есть определенные реквизиты: номер, дата составления, кому выдано (как правило, на имя руководителя), что именно нарушено (со ссылкой на закон) и в какой срок должны устранить. Этот срок должен быть реальным. Если вам предписали исправить трудовые договоры на 100 человек, понятно, что за два дня вы это не сделаете.

Вы переделали все документы, устранили все недостатки. Об этом чудесном событии вы должны сообщить в трудовую инспекцию. Инспектор при желании может приехать проверить, как вы «исправились». Однако, если вы не сообщите ему о проведенной работе, он приедет точно.

Руководителя компании инспекция имеет право привлечь к административной ответственности, если его действия подпадают по условия статей 5.27 (часть 1)–5.34 и 5.44 Кодекса об административных правонарушениях: за нарушение требований законов о труде. Для этого инспектор составляет протокол. Где должно быть указано: кто вынес, на кого (ФИО, средняя зарплата, домашний адрес), что установлено в результате проверки, объяснение по поводу нарушений. После этого выносится постановление о назначении административного взыскания (штраф от 5 до 50 МРОТ). Если деньги не поступят, придут судебные приставы– исполнители. Ведь постановление трудовой инспекции – это исполнительный документ (п. 6 ст. 7 Закона «Об исполнительном производстве»).

А вот если нарушение подпадает под статьи 19.4 (часть 1)–19.7, 5.27 (часть 2), 5.42 (часть 1, 2), то привлекать к ответственности будет суд. И последствия повесомее – вплоть до дисквалификации руководителя на три года.

Кроме того, инспекция обратится в суд, если компания не выполнит предписание – не заплатит все причитающиеся работникам деньги, не восстановит незаконно уволенных. Именно там решат, сколько взыскать с компании, чтобы исправить все нарушения.

Не стоит забывать – вслед за трудовой инспекцией придут и налоговики. Эти учреждения работают в тесной связке. И на основании данных, которые оставит предыдущая проверка, с чистой совестью доначислят компании все «необходимые» налоги, пени и штрафы.

Налоговые проверки могут быть камеральными или выездными. Первые проводятся по месту нахождения налогового органа без какого-либо специального решения его руководителя в течение трех месяцев со дня представления налогоплательщиком налоговой декларации и документов, которые служат основанием для исчисления и уплаты налога. В ходе камеральной проверки налоговые органы вправе потребовать у налогоплательщика дополнительные сведения, получить объяснения и документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты налогов.

Наибольшее беспокойство предпринимателям доставляют выездные проверки, которые делаются по решению руководителя налогового органа.

Ежегодно по одним и тем же налогам не должно проводиться более одной выездной проверки. Обычная выездная проверка не может продолжаться свыше двух месяцев. Однако в исключительных случаях вышестоящий налоговый орган вправе увеличить ее продолжительность и до целого квартала. Это значит, что все отведенное время проверяющие могут торчать на территории проверяемого налогоплательщика.

Выездная проверка в связи с реорганизацией или ликвидацией организации-налогоплательщика проводиться независимо от того, когда была прошлая, плановая. То же самое относится и к проверкам, которые учиняют вышестоящие налоговые органы для того, чтобы проконтролировать нижестоящие организации. Они — особенно удобный повод, дабы под видом проверки работы подчиненных хорошо «потрясти» какую-нибудь фирму.

Налоговый инспектор имеет право доступа на территорию или в помещения проверяемой организации, но для этого он помимо личного служебного удостоверения должен предъявить оригинал (!) решения руководителя налогового органа о проведении выездной налоговой проверки конкретной фирмы. Только тогда налогоплательщик обязан допустить проверяющих на свою территорию. Представитель налоговой инспекции вправе потребовать у проверяемого налогоплательщика необходимые для проверки документы. И вы при этом должны предоставить ему сии бумаги в течение пяти дней.

Что могут делать налоговые инспектора при проведении выездной проверки? Очень многое. Во-первых, инвентаризовать ваше имущество. Во-вторых, обследовать территорию и помещения вашего предприятия. В-третьих, потребовать от вас документы фирмы. Если же вы их не дадите, то инспектора способны изъять бумаги, арестовать ваше имущество, привлекая к делу свидетелей, экспертов и, если нужно, переводчика.

По результатам проверки выездная бригада налоговиков составляет акт, в котором указывает документально подтвержденные факты налоговых правонарушений, выявленные в ходе проверки (или отсутствие таковых), делает выводы и предложения по устранению выявленных нарушений и применению штрафных санкций.

Проверка органами внутренних дел

Если к вам в офис прибыли работники внутренних дел, то вероятно для проведения выемки или обыска. Эти действия выходит далеко за рамки выездной налоговой проверки и завершаются, как правило, изъятием значительного колличества документов.

Что в первую очередь ищут сотрудники органов внутренних дел? Это черновики расчетов налогов и страховых взносов, первые варианты бухгалтерской отчетности и отчетности по уплате страховых взносов в государственные внебюджетные фонды; подлинные или якобы утерянные платежные и банковские выписки; гарантийные письма об оплате товаров, работ и услуг, расписки о полученных деньгах, товарах и продукции, записки и письма, в которых затрагиваются вопросы коммерческой деятельности, вырванные из документов аналитического учета листы, договоры с контрагентами; черновые записи о количестве изготовленной или отгруженной продукции, о суммах выручки, взаимных расчетах, не отраженных в документах, и т. п.

Интересует «сотрудников» оборудование, которое используется для изготовления неучтенной продукции, как, впрочем, и саму «неучтенку», а уж тем паче — выручку от ее продажи, которую не проводили в документах. Исследуются записные книжки, в том числе электронные, компьютеры и другие носители электронной информации, оргтехника, нормативные документы с пометками в тексте и на полях, которые могут свидетельствовать о вашей осведомленности по поводу нормативного порядка учета объектов налогообложения, о ваших знаниях, как рассчитываются и уплачиваются налоги. Проверяются все печати и штампы на предмет использования в деятельности организаций-однодневок.

При проведении проверок сотрудники милиции предъявляют только служебное удостоверение. Перечень прав и полномочий милиции весьма обширен. Периодичность проверок силами МВД законодательством не предусмотрена.

При появлении в офисе проверяющих необходимо:

а) проверить наличие у визитеров служебных удостоверений, подтверждающих их должностные полномочия. Сотрудник службы безопасности вашего предприятия должен проверить реквизиты документов и убедиться в совпадении фотографии с оригиналом. Просроченное удостоверение дает основание усомниться в полномочиях проверяющих;

б) записать данные предъявителя удостоверения, связаться с тем органом, который указан в удостоверении, и проверить, работает ли там этот человек, может ли он находиться в данный момент в данном месте;

г) осведомиться о поводе и основаниях визита проверяющих на предприятие;

д) проверить наличие соответствующего направления на проверку, заверенного подписью начальника или заместителя начальника того органа, откуда прибыли проверяющие, и печатью. Должно быть четко указано название проверяемого предприятия. Обратить внимание и на дату, указанную в направлении;

д) занести в журнал регистрации проверок информацию о контролере: дату выдачи и номер направления или предписания о проверке; цель посещения проверяющего, с указанием его фамилии и должности. Контролер обязан расписаться в журнале регистрации проверок. Если проверяющий или руководитель группы проверяющих отказывается там расписаться, этого иногда достаточно, чтобы не допустить его на предприятие. О возникновении такого инцидента нужно в короткий срок оповестить соответствующий контролирующий орган, в котором работает «отказник». Журнал регистрации должен быть правильно заполнен.

Следует сразу сориентироваться относительно цели визита комиссии. Ею может быть:

— плановая проверка деятельности компании;

— поиск доказательства вины, если у них есть сведения о нарушениях законодательства;

— сбор обвинений ради статистических показателей.

Верное определение цели позволяет правильно выбрать тактику поведения. Если возникают обоснованные подозрения в том, что проверяющий собирается вымогать деньги или услуги, хорошая тактика — уход от конкретного ответа, перенос разговора на другое время, что дает возможность руководству компании разработать дальнейший план действий, проконсультироваться с адвокатом или обратиться в органы внутренних дел с соответствующим заявлением.

Как подготовить офис к внезапной проверке?

Результаты проверки во многом зависят от того, насколько фирма готова к приходу проверяющих.

Предварительно должна быть сделана подшивка необходимых нормативных актов, заведен журнал регистрации проверок.

Поведение персонала следует регламентировать внутренней инструкцией повседневного соблюдения мер безопасности:

— сотрудники должны иметь на столах минимум бумаг;

— двери рабочих помещений в отсутствие персонала должны быть закрыты;

— посторонние обязаны передвигаться по территории предприятия только в сопровождении работников предприятия.

Каждый сотрудник, при обращении к нему проверяющих, имеет право проверить удостоверение представителя инспектирующего органа.

Сотрудникам фирмы, непосредственно не задействованным в проверке (в основном это рядовой персонал и менеджеры среднего и низшего звена), не рекомендуется:

— что-либо показывать или объяснять проверяющим;

— отвечать на вопросы, касающиеся деятельности фирмы, ее руководства и персонала;

— сообщать местонахождение руководства, их домашние и мобильные телефоны и т.п.;

— выполнять указания проверяющих: открывать комнаты, сейфы и т.п.

Если у руководителя нет сомнений в том, что цель визита представителей контролирующих органов — плановая проверка, немаловажно установить положительный психологический контакт с проверяющими. Созданию доброжелательной атмосферы способствуют:

— обращение к собеседнику по имени-отчеству;

— демонстрация позитивного настроя и открытости (если в работе предприятия есть небольшие недостатки, иногда легче признать их, сделав это в контекстах «кто же из нас безгрешен», «мы знаем о недочетах и над этим работаем», и постараться конструктивно договориться об определении временного периода на их исправление);

— совместные действия (чайная церемония или коллективный обход офиса);

— нахождение чего-то общего (использование приемов «землячество», «родственные души»).

Обязательно требуйте (в вежливой форме) у руководителя комиссии конкретного изложения сути претензий. Получив удовлетворяющий вас ответ, обеспечьте доступ контролеров исключительно к той документации и в те помещения, которые непосредственно относятся к цели проверки, заявленной в предписании о ее проведении. Не допускайте неформального общения сотрудников вашей фирмы с визитерами.

В ходе проверки реализуйте свое право:

— присутствовать при осуществлении любых административно-исполнительных, процессуально-следственных действий и гласных оперативно-розыскных мероприятий;

— при необходимости требовать участия в этих процедурах понятых, специалистов, экспертов или иных незаинтересованных лиц;

— удостоверить правильность и полноту изложения фактов в документах при осуществлении отдельных административно-исполнительских действий, сопровождающихся составлением акта или административного протокола.

Не спешите давать объяснения и показания (письменные или устные) без консультации юриста.

Директору фирмы не рекомендуется держать на предприятии неоправданно большое количество документов. А при ознакомлении проверяющих лиц со сведениями, составляющими коммерческую тайну и конфиденциальную информацию предприятия, потребуйте у них подписания соответствующего документа о неразглашении таковой. Об этом необходимо сделать соответствующую отметку в итоговом акте, протоколе.

До самого окончания проверки внимательно наблюдайте за членами комиссии, следите, чтобы они не оставили ничего «лишнего».

Жалобу на действия проверяющих можно подать в вышестоящий орган или в суд, а также обратившись в следующие инстанции:

Управление делами Президента РФ: 103132, Москва, ул.Ильинка, 23. Тел.: 206–2822;

Генеральную прокуратуру России: 103793, Москва, ул.Малая Дмитровка, 15«А». Тел.: 229–4662;

Центральную приемную МВД РФ: 129090, Москва, ул.Садовая-Сухаревская, 11. Тел.: 222–6669;

Бюро экономической безопасности Московской торгово-промышленной палаты: 117393, Москва, ул. Академика Пилюгина, 22. Тел.: 132–1329.

Многие органы, уполномоченные государством на осуществление надзора и контроля, имеют службы собственной безопасности. Обращения туда бывают достаточно эффективны. Во многих госорганах действуют и телефоны доверия, по которым можно позвонить в случае необходимости.